SaaS-Ausgaben als Freelancer: Welche Tools brauchst du wirklich?

Der durchschnittliche Freelancer zahlt 3.600 Euro im Jahr für Software

Das klingt viel? Ist es auch. Aber wenn du mal ehrlich deinen Stack durchgehst, kommst du schnell auf 200 bis 500 Euro pro Monat. Die Spanne hängt davon ab, ob du Entwickler, Designer, Texter oder Berater bist. Die Grundstruktur ist bei den meisten gleich.

Ich habe mir angeschaut, welche SaaS-Tools deutsche Freelancer tatsächlich nutzen, was sie kosten und wo man ohne schlechtes Gewissen sparen kann.

Welche SaaS-Tools braucht ein Freelancer wirklich?

Buchhaltung und Steuern: 15-50 Euro/Monat

Das ist der eine Bereich, wo du nicht sparen solltest:

• lexoffice: ab ca. 15 Euro/Monat je nach Plan. Solide, gut für Einnahmenüberschussrechnung
• sevDesk: ab ca. 18 Euro/Monat. Mehr Features, aber auch komplexer
• FastBill: ab ca. 15 Euro/Monat. Gute Schnittstellen, besonders für Freelancer mit vielen Kunden

Eins davon brauchst du. Punkt. Wer noch mit Word-Rechnungen arbeitet, spielt mit dem Finanzamt Russisch Roulette. Rechne mit ~25 Euro/Monat.

Cloud-Speicher und Backup: 5-15 Euro/Monat

• Google Workspace: ab ca. 7 Euro/Monat (Business Starter). E-Mail, Drive, Docs in einem
• iCloud+: ca. 3-13 Euro/Monat. Für Apple-User bequem, aber keine Business-Features
• Dropbox Plus: ca. 12 Euro/Monat. Macht kaum noch jemand, seit Google Drive und OneDrive so gut sind

Die ehrliche Frage: Brauchst du Google Workspace UND Dropbox UND iCloud? Wahrscheinlich nicht. Pick one. 7-10 Euro/Monat.

Kommunikation: 0-15 Euro/Monat

• Slack: Free reicht für die meisten Freelancer. Pro kostet ca. 7 Euro/Monat
• Zoom: Free für 40-Minuten-Calls. Pro ab ca. 14 Euro/Monat
• Google Meet: In Google Workspace enthalten

Hier wird oft doppelt gezahlt. Wenn du Google Workspace hast, brauchst du Zoom meistens nicht extra. Und Slack Pro lohnt sich erst, wenn du in mehreren Teams mit Suchhistorie arbeitest. 0-7 Euro/Monat.

Projektmanagement: 0-12 Euro/Monat

• Notion: Free für Einzelnutzer. Plus ab ca. 10 Euro/Monat
• Linear: Free für kleine Teams. Dann ca. 8 Euro/Monat
• Todoist: Free oder ca. 4 Euro/Monat für Pro
• Trello: Free reicht fast immer

Die harte Wahrheit: Die meisten Freelancer brauchen kein Projektmanagement-Tool mit Gantt-Charts und Sprints. Eine einfache To-Do-Liste und ein Kalender tun es. 0-9 Euro/Monat.

Design-Tools: 0-55 Euro/Monat

• Figma: Free für 3 Projekte. Professional ab ca. 15 Euro/Editor/Monat
• Adobe Creative Cloud: ab ca. 60 Euro/Monat (Gesamtpaket). Einzelapps ab ca. 25 Euro
• Canva Pro: ca. 13 Euro/Monat
• Affinity Suite: Einmalkauf, ca. 170 Euro. Keine Abo-Kosten

Hier lauert die größte Kostenfalle. Adobe ist der Elefant im Raum: über 700 Euro im Jahr. Wenn du nicht täglich mit InDesign, Premiere und Illustrator arbeitest, prüfe Alternativen. Affinity Designer und Photo kosten einmalig, was Adobe in drei Monaten kostet. Große Spanne: 0-55 Euro/Monat.

Entwickler-Tools: 0-30 Euro/Monat

• GitHub Pro: ca. 4 USD/Monat
• Vercel Pro: ca. 20 USD/Monat
• Railway/Hetzner: 5-20 Euro/Monat für Hosting
• Cursor/Copilot: ca. 10-20 USD/Monat für AI-Assistenz

Entwickler haben den Vorteil, dass viele Tools Free Tiers haben. Aber gerade Hosting und CI/CD summieren sich. 10-25 Euro/Monat.

Sicherheit und Passwörter: 3-8 Euro/Monat

• Passwort-Manager (z.B. 1Password, Bitwarden): ab ca. 3 Euro/Monat (Free-Tier bei Bitwarden)
• VPN (z.B. NordVPN, Mullvad): ca. 3-5 Euro/Monat

Nicht verhandelbar. Passwort-Manager und VPN gehören zur Grundausstattung. 4-8 Euro/Monat.

Was kostet ein schlanker vs. aufgeblähter Freelancer-Stack?

Der schlanke Stack: 63 Euro/Monat

Die Realität bei vielen: 190 Euro/Monat

Differenz: 1.524 Euro im Jahr. Für Tools, die größtenteils das Gleiche tun.

Wie machst du einen SaaS-Stack-Audit?

1. Liste alles auf

Wirklich alles. Auch die 2-Euro-App, die du vor einem Jahr abonniert hast. Gerade die kleinen Beträge vergisst man.

2. Prüfe Überschneidungen

Die häufigsten Dopplungen:

• Google Drive + Dropbox + iCloud (pick one)
• Zoom + Google Meet + Teams (pick one)
• Notion + Trello + Asana (pick one)
• Adobe Lightroom + Capture One (pick one)

3. Hinterfrage den Plan

Brauchst du wirklich den Pro-Plan? Oder reicht Basic? Viele upgraden einmal und prüfen nie, ob sie die Extra-Features tatsächlich nutzen. Bei Slack zum Beispiel: Wenn du die Suchhistorie nicht brauchst, reicht Free.

4. Prüfe jährliche vs. monatliche Zahlung

Die meisten SaaS-Anbieter geben 15-20% Rabatt bei jährlicher Zahlung. Bei 190 Euro/Monat sparst du so 300-450 Euro im Jahr. Aber: Nur bei Tools, die du sicher 12 Monate nutzen wirst.

5. Setze ein Quartalsziel

Nimm dir alle drei Monate 30 Minuten für den Stack-Check. Welche Tools habe ich nicht benutzt? Welche Preise haben sich geändert? Was gibt es Neues auf dem Markt?

Das Mindset-Problem bei SaaS-Ausgaben

Der größte Fehler ist nicht das einzelne Abo. Es ist die Einstellung "Sind ja nur 10 Euro im Monat". Zehn solcher Entscheidungen sind 1.200 Euro im Jahr. Das ist ein guter Kurzurlaub oder drei Monate Coworking-Space.

Klingt dir dieser Audit zu aufwändig? Trag deine SaaS-Kosten in 5 Minuten in Kostly ein und sieh auf einen Blick, was dein Stack wirklich kostet. Automatisch auf Monat und Jahr hochgerechnet. Treat your SaaS stack like inventory: Alles, was nicht aktiv Wert schafft, fliegt raus.